المركز الدولي للتدريب و الاستشارات (ITCC)
يسر المركز الدولي للتدريب والإستشارات أن يعلن عن بدء التسجيل في الدورات الأمنية المختلفة والتي تتضمن مجموعة مميزة ومتكاملة وشاملة من الدورات
#ادارة الاجتماعات
انواع الاجتماعات:
1-
الاجتماعات عادية: تعقد هذه الاجتماعات بشكل مستمر لعدد من مديري الادارات أو
الاقسام وذلك لمناقشة موضوعات تنفيذية تتعلق بكيفية أنجاز الاعمال اليومية وحل
الصعوبات التي تعوق تنفيذها.
2-
الاجتماعات الدورية: تعقد بشكل أسبوعي أو شهري أو سنوي , وتهدف الى الاطلاع
المديرين او المسئوولين على آخر التطورات وعلى نتائج العمل والملاحظات النهائية
بشأنها.
3-
أجتماعات خارجية: تعقد خارج المنظمة وقد يشترك فيها أعضاء جهات مختلفة بهدف مناقشة
موضوعات مشتركة أو لتنسيق برامج عمل معينة بين الجهات.
4-
أجتماعات داخلية: تعقد داخل المنظمة لمناقشة موضوعات داخلية بين الادارات والاقسام
فيها ويشترك في هذا الاجتماعات أعضاء من داخل المنظمة الواحدة.
5-
أجتماعات خاصة : تعقد بشكل أستثنائي وذلك لمناقشة موضوعات طارئة او مفاجئة على
المستوى الداخلي للمنظمة او على المستوى الخارجي وتتعلق بالمتغيرات البيئية
المختلفة.
تحضير قاعة
الاجتماعات
التحضير للاجتماع:
1- تحديد
الاهداف: يقع على رئيس الاجتماع تحديد أهداف الاجتماع بوضوح وأن تخاطب هذه الاهداف
المشاركة بكلمات محددة.
2- تحديد
وقت الاجتماع: أي تحديد وقت بداية ونهاية الاجتماع للافراد وعليهم الالتزام به
وذلك لتحقيق أهداف الاجتماع.
تحديد وقت
الاجتماع
3- اختيار
المشاركين: حيث أن يكون هدف الاجتماع تحديد عدد أعضائه سواء من داخل المنظمة أم
كانوا ممثلين لعدة منظمات أو مجتمعات على أن يراعي في اختيار الافراد مدى الفائدة
التي يحققها الاجتماع من مشاركتهم فيه.
تحديد
المشاركين في الاجتماع
4- تحديد
وتهيئة مكان عقد الاجتماع: حيث أن في حالة كان المكان غير مريح او سيئ الالقوية
يؤثر سلبا على تحقيق أهداف الاجتماع , ويجب التأكد دائما على صلاحية قاعة الاجتماع
وترتيب الجلوس فيها بما يخدم أهداف الاجتماع , ويجب توافر الادوات المكتبية
اللازمة للاجتماع والالات الكاتبة والتصوير وأجهزة التسجيل ومكبرات الصوت.
5- أعداد
جدول الاعمال: حيث يساعد هذه الجدول على الموضوعات التي يتوجب تغطيتها لتحقيق
أهداف الاجتماع, وتحديدا بنود جدول الاعمال الافراد المتوقع مشاركتهم في الاجتماع.
6- اعداد
الدعوة للاجتماع وارسالها: بعد أن يتم تحديد موعد الاجتماع ومكانه واهدافه تعد
بطاقة الدعوة للاعضاء ويتم ارسالها قبل بدء الاجتماع والانتهاء ومكانه واهدافه
واسماء المشاركين فيه.
مبررات عقد الاجتماعات:
1- تنشيط
الافكار والمقترحات والخبرات بين العاملين في المنظمة من فترة الى أخرى.
2- وجود مايدعو
الى تغيير الوضع القائم .
3- سهولة
توزيع المهام والواجبات والتنسيق أثناء التنفيذ.
4- وجود
رغبة وتقبل في قبول القرارات التي تصدرها الاجتماعات.
5- وجود
مشكلة او قضية معينة تتطلب المتابعة والتقييم المستمر.
6- تحقيق
ايجابيات اللقاء المباشر بين اعضاء الاجتماع والعمل على تدريبهم وزيادة مهاراتهم
السلوكية والفنية.
توفيرالوقت في الاجتماعات:
بهدف تحقيق
توفير الوقت المتفق في الاجتماعات لابد من اتباع الخطوات التالية:
1- كن
الموعد المناسب ولاتهد وقت الافراد بالوصول متأخرا.
2- كن
جاهزا في حصولك على المستندات كلها.
3- كن
منتبها ولاتهدر والوقت نتيجة عدم الاستماع والاصغاء.
4- حدد هادفك
من حضورك الى الاجتماع.
5- ماذا
تتوقع أن تحصل من الاجتماع.
6-كن
مشاركا في المناقشة.
7- كن على
علاقة مع الاعضاء في الاجتماع من خلال ملاحظاتك واقتراحاتك وليس مجرد عذر لتظهير
حكمتك.
8- كن
موجزا وقل ماتود قوله وتجنب الدورات حول الموضوع.
9- كن
محببا مع الاعضاء.
10- كن
مركزا على الموضوعات لاعلى الافراد.
11- كن
منفذا وتابع الامر عند يتخذ قرار يؤثر بك نفذه وتابع تنفيذه.
12- كن مجاملا ولاتقاطع متحدثا آخر مهما كانت
الامور ضرورية.و يسعدنا أن نحيط سيادتكم علماَ بأننا ننفذ جميع الدورات لجميع الهيئات والجهات الحكومية والخاصة
ويدعوكم المركز للتسجيل في احدي دوراتة التدريبية المميزة في العديد من دول العالم
للتسجيل والاستفسار ومعرفة المحتوي العلمي يرجي التواصل:
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق